« Le temps, c'est de l'argent. » C'est une vieille phrase que nous avons tous entendue, mais que nous avons du mal à adopter systématiquement. Cette affirmation est vraie, et il est essentiel de trouver des moyens d'accroître la productivité de votre entreprise pour la faire prospérer tout en restant sain d'esprit.
En tant que propriétaire d'une entreprise de photographie, vous êtes responsable de pratiquement tout, ce qui signifie que votre liste de choses à faire est toujours longue. Voici mes astuces et outils professionnels préférés pour rationaliser votre journée et vous permettre de rester concentré sur les tâches les plus importantes.
Astuces pour améliorer la productivité de votre entreprise
Si vous avez besoin d'un peu plus de temps dans vos activités professionnelles quotidiennes, essayez certaines de mes astuces de productivité pour votre entreprise de photographie. Si certaines impliquent l'utilisation de logiciels et d'autres concernent le changement de vos habitudes, chacune d'entre elles vous fera gagner du temps.
Utiliser un CRM pour la gestion des tâches
CRM signifie « customer relationship management » (gestion de la relation client) et constitue un outil essentiel pour garder le contrôle de chaque client de votre entreprise. De la gestion des leads à l’organisation de toutes vos tâches, un outil CRM peut être un outil puissant pour votre entreprise .
Une astuce CRM simple mais efficace consiste à mettre en place un flux de travail défini que chaque client doit suivre. Cela inclut tous vos points de contact et vos livrables et peut être organisé jusqu'aux e-mails spécifiques que vous envoyez et aux dates d'échéance correspondantes.
Lorsque tout cela est réuni, vous avez la possibilité de voir avec précision toutes vos tâches quotidiennes. Cela vous aide également à éviter d'oublier une tâche.
Arrêtez le multitâche
Le multitâche est un grand tueur de productivité. Les études sur son impact sont nombreuses, avec des chiffres éloquents montrant que le multitâche :
- Cela entraîne une baisse de productivité d'environ 40 % Source
- Réduit le QI de 15 points lors de tâches cognitives Source
- Crée du stress et de l'anxiété tout en tuant simultanément la créativité Source
Nous l'avons tous déjà entendu, mais il est vrai que vous devez faire quelque chose pour y remédier. Voici quelques excellentes méthodes pour arrêter de passer d'une tâche à l'autre dans votre travail quotidien :
- Faites une liste de choses à faire pour votre journée (et respectez-la)
- Prévoyez des moments de distraction (afin de rester concentré pendant les autres moments)
- Désactivez les notifications du téléphone (et les notifications de bureau pendant que vous y êtes)
- Vérifiez vos e-mails plusieurs fois par jour (et pas plus)
- Essayez d’utiliser la technologie pour vous aider à vous concentrer
Par exemple, l'application SelfControl vous permet de contrôler les sites Web que vous vous autorisez à visiter pendant votre temps de travail.
Regrouper les tâches similaires
Regrouper des tâches similaires est une excellente astuce de productivité pour vous aider à être plus productif chaque jour. Une fois que vous avez créé votre liste de tâches pour la journée, ne vous lancez pas dans la tâche. Au lieu de cela, examinez-la et regroupez les tâches présentant des similitudes.
Par exemple, regroupez vos e-mails et vos articles de blog le matin, puis effectuez tous vos appels téléphoniques en une seule fois. Sélectionnez toutes les tâches banales, comme payer et envoyer des factures, et faites-les en une seule fois. Déterminez toutes vos tâches créatives de la journée et faites-les ensemble.
Commencez par faire la chose la plus importante
De nombreux experts affirment que faire d’abord la chose la plus importante de votre liste est la meilleure astuce de productivité que vous puissiez trouver. J’utilise personnellement cette tactique depuis près d’une décennie et elle a profondément changé ce que j’accomplis en une journée.
Ce qui est intéressant avec cette astuce, c'est qu'elle ne permet pas d'accomplir les tâches plus rapidement, elle permet simplement de les accomplir dans un meilleur ordre. Et c'est généralement ce qui est le plus important. Il est rare que vous parveniez à terminer votre liste de tâches, et cela ne devrait pas être votre objectif.
Mais si vous faites d’abord la chose la plus importante, votre journée sera bien plus productive.
Ne laissez pas vos e-mails ou vos réseaux sociaux ouverts
Les e-mails et les réseaux sociaux peuvent être une source de distraction et vous empêcher d'être productif. Si vous souhaitez être plus productif dans votre entreprise, limitez le temps que vous passez à consulter vos e-mails et vos réseaux sociaux.
Une stratégie simple à adopter consiste à consulter votre courrier électronique une fois le matin et une fois l'après-midi. Bien que difficile à mettre en œuvre au début, il est en fait assez facile de suivre le rythme. Il est très rare que des urgences soient envoyées par courrier électronique qui ne peuvent pas attendre quelques heures, et vous serez beaucoup plus concentré sur vos autres tâches.
Pour les réseaux sociaux, prévoyez du temps dans la journée pour y participer. Vous préférez peut-être consulter plusieurs fois par jour pendant des périodes plus courtes, ou deux fois par jour pendant des périodes plus longues. Quoi qu'il en soit, mais en le programmant, vous pouvez l'éviter à d'autres moments.
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Outils de productivité pour les entreprises
Avec toutes les astuces de productivité en place pour votre entreprise de photographie, vous devez également exploiter des outils qui vous facilitent la vie et accélèrent votre flux de travail. Bien qu'il existe des tonnes d'outils différents qui promettent de vous faciliter la vie, voici quelques favoris testés et approuvés pour une entreprise de photographie.
CoProgramme
CoSchedule est un logiciel formidable qui rassemble votre blog, vos réseaux sociaux et votre calendrier en un seul outil. De l'automatisation des publications sur les réseaux sociaux et sur les blogs à l'organisation de votre calendrier, cet outil est vraiment utile pour réduire vos tâches quotidiennes.
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Evernote
Le slogan d'Evernote est « Se souvenir de tout » et leur produit vous aide vraiment à vous y tenir. À la base, le produit est un système de notes robuste, mais il fait bien plus que cela. Vous pouvez l'utiliser pour le stockage de données, les listes de tâches et les rappels.
Evernote dispose d'une puissante technologie OCR qui peut même lire des images, ce qui vous permet de prendre une photo de quelque chose, puis de rechercher le texte dans l'image plus tard. Ils vous offrent une multitude d'outils pour optimiser l'utilisation de leur programme, comme leur outil Web Clipper.
MileIQ
En tant que photographe, vous passez probablement beaucoup de temps à vous déplacer pour prendre des photos avec vos clients. Tous ces kilomètres sont déductibles des impôts, mais pas si vous n'en gardez pas une trace précise. MileIQ est une application pour votre smartphone qui vous permet de suivre facilement le kilométrage que vous avez parcouru en photographie.
L'application fonctionne en arrière-plan, elle sait donc quand vous conduisez et garde une trace des trajets que vous effectuez. Il vous suffit de vous connecter à l'application de temps en temps et de lui indiquer quels trajets sont professionnels.
IFTTT
IFTTT connecte et automatise différentes applications et fonctions que vous utilisez au quotidien grâce à des recettes ou des mini-programmes. Comme on le dit souvent, il « aide vos applications et vos appareils à fonctionner ensemble de manière innovante ».
Dans un contexte professionnel, vous pouvez utiliser IFTTT de différentes manières pour gagner du temps. Voici quelques-unes de mes recettes préférées que j'ai utilisées :
- Partagez vos photos Instagram en tant que photo native sur Twitter : chaque fois que je partage une photo sur Instagram, IFTTT la partage automatiquement sur Twitter (d'une manière qui s'affiche comme une photo sur Twitter, pas comme un lien).
- Rappel à chaque fois que je conduis pour enregistrer mes kilomètres professionnels dans MileIQ : grâce à une géolocalisation, je reçois un rappel lorsque je rentre chez moi après un voyage pour enregistrer mes kilomètres dans MileIQ.
- Ajoutez un e-mail Mailchimp programmé à votre calendrier Google : lorsque vous programmez l'envoi d'un e-mail à votre liste, il sera automatiquement ajouté à votre calendrier (vous vous souviendrez ainsi de son envoi).
Il existe de nombreuses autres possibilités d'utiliser IFTTT dans votre entreprise, et je n'en ai cité que quelques-unes. Non seulement il existe des centaines de recettes pré-faites que vous pouvez utiliser, mais vous pouvez également créer les vôtres.
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Expandeur de texte
Vous avez tendance à saisir sans cesse les mêmes éléments dans vos e-mails ? Automatisez cette partie de votre flux de travail avec TextExpander , qui vous permet d'enregistrer des extraits personnalisés que vous utilisez fréquemment et de les insérer dans des e-mails et d'autres documents.
Un bon exemple pourrait être l'adresse et les instructions de votre studio de photographie. Avec TextExpander, il vous suffit d'appuyer sur un raccourci clavier pour insérer un paragraphe pré-écrit avec cet ensemble d'instructions.
1Mot de passe
De nos jours, vous avez besoin d'un mot de passe pour pratiquement toutes les applications, programmes et logiciels que vous utilisez. Et les exigences de sécurité impliquent généralement que vos mots de passe sont longs et complexes. Si vous en avez assez d'essayer de suivre ces mots de passe en constante évolution, essayez 1Password .
Avec ce programme, vous disposez d'un mot de passe que vous utilisez pour vous connecter à votre base de données. À partir de là, le plugin identifie et connecte automatiquement le nom d'utilisateur et le mot de passe corrects au site Web auquel vous vous connectez.
Conclusion
Que vous cherchiez à libérer du temps pour développer votre activité de photographie ou que vous essayiez simplement de comprendre comment jongler avec vos tâches et tout le reste de la vie, l'adoption de quelques astuces et outils de productivité vous permettra de gagner des heures par semaine. En fin de compte, c'est à vous de décider ce que vous faites de ce temps supplémentaire.
Jared Bauman est le cofondateur et PDG de 201 Creative, LLC , une agence de marketing numérique basée dans le sud de la Californie. Entrepreneur depuis vingt ans et ancien photographe professionnel, Jared est un expert dans l'aide aux entreprises pour développer et étendre leur plateforme en ligne.
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