"Le temps, c'est de l'argent." La phrase séculaire que nous avons tous entendue, mais que nous trouvons si difficile à adopter systématiquement. Il y a du vrai dans cette affirmation, et trouver des moyens d’augmenter la productivité de votre entreprise est essentiel pour croître tout en restant sain d’esprit.
En tant que propriétaire d'une entreprise de photographie, vous êtes responsable de pratiquement tout, ce qui signifie que votre liste de choses à faire est toujours longue d'un kilomètre. Voici mes astuces et outils professionnels préférés pour rationaliser votre journée et vous permettre de rester concentré sur les tâches les plus importantes.
Astuces de productivité pour les entreprises
Si vous avez besoin d'un peu plus de temps dans vos activités professionnelles quotidiennes, essayez certaines de mes astuces de productivité pour votre entreprise de photographie. Alors que certains impliquent l’utilisation d’un logiciel et d’autres visent à changer vos habitudes, chacun d’eux vous fera gagner du temps.
Utiliser un CRM pour la gestion des tâches
CRM signifie « gestion de la relation client » et constitue un outil essentiel pour suivre chaque client de votre entreprise. De la gestion des leads à l'organisation de toutes vos tâches, un outil CRM peut être un outil puissant pour votre entreprise .
Un hack CRM simple mais puissant consiste à mettre en place un flux de travail défini que chaque client suit. Cela inclut tous vos points de contact et livrables et peut être organisé jusqu'aux e-mails spécifiques que vous envoyez et aux dates d'échéance correspondantes.
Lorsque tout est réuni, vous avez la possibilité de voir avec précision toutes vos tâches au quotidien. Cela vous évite également d’oublier une tâche.
Arrêtez le multitâche
Le multitâche est le grand tueur de productivité. Il existe de nombreuses études sur son impact, avec des chiffres frappants montrant que le multitâche :
- Entraîne une baisse de productivité d’environ 40 %. Source
- Réduit le QI de 15 points lors des tâches cognitives Source
- Crée du stress et de l'anxiété tout en tuant la créativité .
Nous l’avons tous déjà entendu, mais le fait est qu’il faut faire quelque chose. Voici quelques excellentes façons d’arrêter de passer d’une tâche à l’autre dans votre travail quotidien :
- Faites une liste de choses à faire pour votre journée (et respectez-la)
- Programmez du temps de distraction (pour rester concentré pendant les autres moments)
- Désactivez les notifications téléphoniques (et les notifications du bureau pendant que vous y êtes)
- Vérifiez vos e-mails plusieurs fois par jour (et pas plus)
- Essayez d'utiliser la technologie pour vous aider à vous concentrer
Par exemple, l'application SelfControl vous permet de contrôler les sites Web que vous vous autorisez à visiter pendant votre temps de travail.
Regroupez les tâches similaires
Regrouper des tâches similaires est un excellent outil de productivité pour vous aider à en faire plus chaque jour. Une fois que vous avez créé votre liste de tâches pour la journée, ne vous contentez pas de vous y plonger. Au lieu de cela, examinez-la et regroupez les tâches présentant des similitudes.
Par exemple, regroupez vos e-mails et votre blog le matin, puis répondez à tous vos appels téléphoniques en même temps. Choisissez toutes les tâches banales, telles que payer et envoyer des factures, et effectuez-les en une seule fois. Déterminez toutes vos tâches créatives de la journée et réalisez-les ensemble.
Faites d’abord la chose la plus importante
De nombreux experts affirment que faire en premier la chose la plus importante de votre liste est le plus gros hack de productivité que vous puissiez trouver. J'utilise personnellement cette tactique depuis près d'une décennie et elle a profondément changé ce que je fais au quotidien.
La chose intéressante à propos de ce hack est qu'en réalité, il ne permet pas de faire quoi que ce soit plus rapidement, il permet simplement de faire les choses dans un meilleur ordre. Et, généralement, c’est en réalité beaucoup plus important. Rare est le jour où vous parvenez à parcourir votre liste de choses à faire, et cela ne devrait pas être l'objectif.
Mais si vous accomplissez d’abord la chose la plus importante, votre journée sera bien plus productive.
Ne laissez pas les e-mails ou les réseaux sociaux ouverts
Les e-mails et les réseaux sociaux peuvent être d’énormes distractions pour vous et par conséquent vous empêcher d’être productif. Si vous souhaitez être plus productif dans votre entreprise, limitez votre temps consacré aux e-mails et aux réseaux sociaux.
Une stratégie simple à adopter consiste à vérifier vos e-mails une fois le matin et une fois l’après-midi. Bien que difficile à mettre en œuvre au début, il est en réalité assez facile à suivre. Il est très rare que des urgences envoyées par courrier électronique ne puissent pas attendre quelques heures, et vous serez beaucoup plus concentré sur vos autres tâches.
Pour les réseaux sociaux, prévoyez du temps dans la journée pour participer. Peut-être préférez-vous vérifier plusieurs fois par jour pour des périodes plus courtes, ou deux fois par jour pour des périodes plus longues. Quoi qu’il en soit, mais en le planifiant, vous pouvez l’éviter à d’autres moments.
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Outils de productivité pour les entreprises
Avec tous les bons hacks de productivité en place pour votre entreprise de photographie, vous devez également exploiter des outils qui vous facilitent la vie et accélèrent votre flux de travail. Bien qu'il existe des tonnes d'outils différents qui promettent de vous faciliter la vie, voici quelques favoris éprouvés pour une entreprise photo.
CoSchedule
CoSchedule est un logiciel étonnant qui rassemble votre blog, vos réseaux sociaux et votre calendrier en un seul outil. De l'automatisation des réseaux sociaux et des articles de blog à l'organisation de votre calendrier, cet outil est vraiment utile pour réduire vos tâches quotidiennes.
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Evernote
Le slogan d'Evernote est « Souvenez-vous de tout », et ce produit vous aide vraiment à rester fidèle à cela. À la base, le produit est un système de notes robuste, mais il fait bien plus. Vous pouvez l'utiliser pour le stockage de données, les listes de tâches et les rappels.
Evernote dispose d'une puissante technologie OCR qui peut même lire des images, vous pouvez donc prendre une photo de quelque chose, puis rechercher le texte dans l'image plus tard. Ils vous offrent une multitude d'outils pour maximiser l'utilisation de leur programme, comme leur outil Web Clipper.
MileIQ
En tant que photographe, vous passez probablement beaucoup de temps à vous rendre aux séances photo de vos clients. Tout ce kilométrage est déductible des impôts, mais pas si vous n’en gardez pas une trace précise. MileIQ est une application pour votre smartphone qui vous permet de suivre facilement votre kilométrage photographique.
L'application fonctionne en arrière-plan, elle sait donc quand vous conduisez et garde une trace des trajets que vous effectuez. Tout ce que vous avez à faire est de vous connecter occasionnellement à l’application et de lui indiquer quels voyages étaient professionnels.
IFTTT
IFTTT connecte et automatise différentes applications et fonctions que vous utilisez au quotidien à travers des recettes ou des mini-programmes. Comme on dit, cela « aide vos applications et vos appareils à fonctionner ensemble de nouvelles manières ».
Dans un environnement professionnel, vous pouvez utiliser IFTTT de différentes manières pour gagner du temps. Voici quelques-unes de mes recettes préférées que j’ai utilisées :
- Partagez vos photos Instagram en tant que photo native sur Twitter : chaque fois que je partage une photo sur Instagram, IFTTT la partage automatiquement sur Twitter (d'une manière qui s'affiche sous forme de photo sur Twitter, pas de lien).
- Rappel à chaque fois que je conduis pour enregistrer mes miles professionnels dans MileIQ : grâce à une géo-clôture, je reçois un rappel lorsque je rentre d'un voyage pour enregistrer mes miles dans MileIQ.
- Ajoutez un e-mail Mailchimp programmé à votre agenda Google : lorsque vous planifiez l'envoi d'un e-mail à votre liste, il l'ajoutera automatiquement à votre agenda (vous vous souviendrez ainsi du moment de l'envoi).
Il existe de nombreuses autres opportunités d’utiliser IFTTT dans votre entreprise, et je n’en ai énuméré que quelques-unes. Non seulement il existe des centaines de recettes prédéfinies que vous pouvez utiliser, mais vous pouvez également créer les vôtres.
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Extenseur de texte
Vous retrouvez-vous à taper encore et encore les mêmes choses dans vos e-mails ? Automatisez cette partie de votre flux de travail avec TextExpander , qui vous permet d'enregistrer des extraits personnalisés que vous utilisez fréquemment et de les insérer dans des e-mails et d'autres documents.
Un bon exemple pourrait être l’adresse et les directions de votre studio de photographie. Avec TextExpander, tout ce que vous avez à faire est d'appuyer sur un raccourci clavier pour insérer un paragraphe pré-scripté avec cet ensemble d'instructions.
1Mot de passe
De nos jours, vous avez besoin d'un mot de passe pour pratiquement toutes les applications, programmes et logiciels que vous utilisez. Et les exigences de sécurité signifient généralement que vos mots de passe sont devenus longs et complexes. Si vous en avez assez d'essayer de garder une trace de ces mots de passe en constante évolution, essayez 1Password .
Avec ce programme, vous disposez d'un mot de passe que vous utilisez pour vous connecter à votre base de données. À partir de là, le plugin identifie et connecte automatiquement le nom d'utilisateur et le mot de passe corrects au site Web auquel vous vous connectez.
Conclusion
Que vous cherchiez à libérer du temps pour développer votre activité de photographie ou que vous essayiez simplement de comprendre comment jongler entre vos tâches et tout le reste de la vie, adopter quelques astuces et outils de productivité ajoutera des heures à votre semaine. En fin de compte, ce que vous faites de ce temps supplémentaire dépend de vous.
Jared Bauman est le co-fondateur et PDG de 201 Creative, LLC , une agence de marketing numérique basée en Californie du Sud. Entrepreneur depuis deux décennies et ancien photographe professionnel, Jared est un expert pour aider les entreprises à développer et à étendre leur plateforme en ligne.
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